Renkantis biuro įrangą dažnai kyla klausimas – ar užteks paprasto spausdintuvo, ar verta investuoti į kopijavimo aparatą? Iš pirmo žvilgsnio šie įrenginiai atrodo panašūs, tačiau jų paskirtis, našumas ir galimybės gali ženkliai skirtis.
Kuo išsiskiria spausdintuvai?
Spausdintuvas – tai įrenginys, skirtas dokumentų ar vaizdų perkėlimui iš kompiuterio į popierių. Šiuolaikiniai modeliai gali būti lazeriniai arba rašaliniai, juodai balti arba spalvoti.
Mažiems ir vidutiniams biurams dažnai pakanka daugiafunkcio spausdintuvo, kuris ne tik spausdina, bet ir skenuoja bei kopijuoja. Tokie įrenginiai užima mažiau vietos ir kainuoja pigiau nei profesionalūs kopijavimo aparatai. Jie puikiai tinka įmonėms, kuriose per mėnesį išspausdinama iki kelių tūkstančių puslapių.
Quocirca atskleidžia, jog daugiau nei 67 % organizacijų naudoja daugiafunkcius įrenginius kaip pagrindinį biuro spausdinimo sprendimą, nes tai leidžia sumažinti įrangos skaičių ir eksploatacines išlaidas. Tai patvirtina tendenciją, kad verslai prioritetą teikia universaliems ir kompaktiškiems sprendimams vietoje atskirų įrenginių.
Kada reikalingas kopijavimo aparatas?
Kopijavimo aparatai yra skirti intensyviam darbui. Jie ne tik kopijuoja, bet ir spausdina, skenuoja, faksuoja…
Tokie įrenginiai dažniausiai pasirenkami didesniuose biuruose, advokatų kontorose, švietimo įstaigose ar įmonėse, kuriose dokumentų srautas yra nuolatinis ir didelis. Kopijavimo aparatai pasižymi didesniu greičiu, talpesnėmis popieriaus kasetėmis ir ilgesniu tarnavimo laiku.
Nors jų kaina aukštesnė, ilgalaikėje perspektyvoje jie gali būti ekonomiškesni, jei per mėnesį apdorojama dešimtys tūkstančių puslapių.
| Kriterijus | Spausdintuvas | Kopijavimo aparatas |
| Paskirtis | Spausdinimas (dažnai su skenavimo/kopijavimo funkcija) | Intensyvus kopijavimas ir spausdinimas |
| Našumas | Mažas–vidutinis | Didelis |
| Spausdinimo greitis | 15–40 psl./min. | 30–90+ psl./min. |
| Mėnesio apkrova | Iki kelių tūkst. puslapių | Dešimtys tūkst. puslapių |
| Kaina | Mažesnė pradinė investicija | Didesnė investicija |
| Tinkamiausia | Mažam ar vidutiniam biurui | Dideliam ar intensyviai dirbančiam biurui |
| Papildomos funkcijos | Bazinės | Dokumentų rūšiavimas, segimas, lankstymas |
Kaip pasirinkti savo biurui?
Jei tavo biuras nedidelis, dirba keli darbuotojai ir dokumentų srautas nėra didelis – kokybiškas lazerinis spausdintuvas bus racionalus sprendimas.
Jei kasdien spausdinama, kopijuojama ir skenuojama dideliais kiekiais, verta svarstyti profesionalų kopijavimo aparatą, kuris užtikrins greitį, patikimumą ir mažesnes vieno puslapio sąnaudas.
Infografika palygina A3 ir A4 formato daugiafunkcius įrenginius, aiškiai parodydama jų paskirtį skirtingo dydžio biurams. A3 įrenginiai skirti didesnėms komandoms ir didelėms spausdinimo apimtims, jie palaiko didesnį popieriaus formatą, turi daugiau papildomų funkcijų ir dažniausiai yra grindiniai modeliai.
Tuo tarpu A4 įrenginiai labiau pritaikyti mažiems biurams ar individualiems darbuotojams. Jie kompaktiškesni, pigesni ir orientuoti į vidutinį dokumentų srautą. Įrangos pasirinkimas turėtų priklausyti nuo darbo apimties, biuro dydžio ir funkcinių poreikių.
Svarbu įvertinti ne tik kainą, bet ir ilgalaikes eksploatacines išlaidas: tonerio kainą, techninės priežiūros poreikį bei energijos sąnaudas.
Tinkamai pasirinkta įranga ne tik palengvina kasdienį darbą, bet ir padeda optimizuoti biuro procesus bei sumažinti nereikalingas išlaidas.
