Hibridinis darbo modelis iš laikino sprendimo tapo ilgalaike realybe. Įmonės vis dažniau derina darbą biure ir nuotoliu, o tai keičia ne tik darbo kultūrą, bet ir dokumentų valdymo bei spausdinimo procesus. Spausdinimas šiandien turi būti lankstus, saugus ir prieinamas tiek biure, tiek darbuotojo namuose.
Eurofound minima, jog apie 24 % darbuotojų Europos Sąjungoje 2023 metais dirbo nuotoliniu būdu bent dalį laiko, o tai reiškia, kad beveik kas ketvirtas darbuotojas reguliariai dirba ne iš biuro.
Šis pokytis tiesiogiai veikia IT infrastruktūrą ir dokumentų valdymo sprendimus, nes įmonės turi užtikrinti vienodą darbo patirtį nepriklausomai nuo lokacijos.
Šaltinis: Authors’ elaboration of data from the European Union Labour Force Survey (EU-LFS)
Grafike matyti, kad 2019 m. nuotoliniu būdu dirbo apie 15 % darbuotojų, tačiau 2020 m. pradžioje šis skaičius staigiai išaugo iki beveik 28 %. Vėliau rodiklis sumažėjo, bet stabilizavosi aukščiau nei prieš pandemiją – apie 23–25 %. Pastaraisiais metais mažėja dirbančių daugiausia nuotoliu, tačiau daugėja dirbančių hibridiniu („kartais“) režimu.
Kodėl spausdinimas tampa iššūkiu?
Tradicinis biuro modelis buvo paprastas: vienas ar keli centralizuoti spausdintuvai, visi darbuotojai vienoje vietoje. Hibridiniame modelyje situacija sudėtingesnė. Dalis darbuotojų dokumentus spausdina namuose, kiti – biure, o kai kurie jų visai atsisako popierinių dokumentų.
Tai sukuria kelis iššūkius: skirtingą įrangos kokybę, saugumo rizikas, neefektyvias išlaidas ir sunkiai kontroliuojamas spausdinimo apimtis.
Centralizuotas valdymas – net ir dirbant skirtingose vietose
Vienas svarbiausių sprendimų – pereiti prie centralizuoto spausdinimo valdymo. Tai reiškia, kad visi įrenginiai, tiek biure, tiek nuotolinėse darbo vietose, yra valdomi per vieningą sistemą.
Tokios sistemos leidžia:
- stebėti spausdinimo apimtis realiu laiku;
- riboti spalvotą spausdinimą;
- nustatyti vartotojų teises;
- analizuoti išlaidas pagal skyrius ar projektus;
Tai ypač svarbu, kai dalis darbuotojų dirba iš namų ir įmonė kompensuoja jų technikos išlaidas.
Debesijos sprendimai ir saugus autentifikavimas
Hibridiniame biure ypač svarbus saugumas. Dokumentai dažnai siunčiami iš namų tinklų, todėl būtina užtikrinti, kad jie nebūtų pasiekiami pašaliniams.
Debesijos pagrindu veikiančios spausdinimo sistemos leidžia darbuotojui siųsti dokumentą iš bet kurios vietos, tačiau jis išspausdinamas tik tuomet, kai darbuotojas fiziškai prisijungia prie įrenginio biure, pavyzdžiui, su PIN kodu ar kortele.
Tai ne tik padidina saugumą, bet ir sumažina pamestų ar paliktų dokumentų riziką.
Quocirca minima, jog 61 % organizacijų patyrė bent vieną su spausdinimu susijusį duomenų saugumo incidentą per pastaruosius metus, o tai reiškia, kad spausdinimo infrastruktūra tampa realia kibernetinio saugumo grandimi, o ne tik administraciniu įrankiu.
Šis skaičius pabrėžia, kad saugus autentifikavimas ir vadinamasis „pull printing“ sprendimas hibridiniame darbe jau yra būtinybė, o ne papildoma funkcija.
Ar verta visiems turėti spausdintuvą namuose?
Ne visada. Jei darbuotojas dokumentus spausdina retai, ekonomiškiau gali būti kompensuoti pavienius spausdinimus ar skatinti skaitmeninius sprendimus.
Tarptautinės darbo organizacijos duomenimis, daugiau nei 40 % nuotoliu dirbančių darbuotojų nurodo, kad jų darbo funkcijos gali būti atliekamos visiškai skaitmeninėje aplinkoje, be būtinybės naudoti popierinius dokumentus. Tai rodo, kad daliai organizacijų verta peržiūrėti spausdinimo poreikį apskritai.
Optimizavimo strategijos
Efektyvus hibridinio biuro spausdinimas remiasi trimis principais: mažinti, kontroliuoti ir automatizuoti.
- Mažinti – reiškia skatinti skaitmeninius parašus, dokumentų valdymo sistemas ir elektroninius archyvus.
- Kontroliuoti – stebėti realias apimtis ir riboti nereikalingą spausdinimą.
- Automatizuoti – naudoti sistemas, kurios optimizuoja tonerio naudojimą, energijos sąnaudas ir dokumentų srautą.
Be to, svarbu reguliariai vertinti spausdinimo kaštus, nes hibridinis modelis gali paslėpti išlaidas. Jos pasiskirsto tarp biuro ir darbuotojų namų aplinkos.
Optimali strategija – ne uždrausti spausdinimą, o padaryti jį išmanų, saugų ir pagrįstą realiu poreikiu.
