spausdintuvu nuoma

Kodėl spausdintuvą geriau nuomoti nei pirkti?

Dilema: spausdintuvą pirkti ar nuomotis?

Spausdintuvų ir daugiafunkcinių spausdintuvų įsigijimas, prijungimas, priežiūra reikalauja ne tik finansų, bet ir laiko. Siekdamos sutaupyti vis daugiau įmonių vietoj jų įsigijimo atranda šių įrenginių nuomos paslaugas. Su kokiomis problemomis susiduria įmonės norinčios įsigyti spausdintuvą ir kaip jas spręsti?

Kai įmonė nusprendžia įsigyti spausdintuvą, pirmoji problema su kuria susiduriama – reikia gilintis, kokios naujovės rinkoje, kokias funkcijas pristatę gamintojai, kokie techniniai parametrai būtini sparčiam ir kokybiškam darbui, o kokie užtikrintų, kad spausdintuvas bus pajėgus ir tinkamas  po kelių metų. Radus tinkamus modelius, renkami pasiūlymai, spausdintuvai lyginami ir spendžiama, kuris įrenginys tinkamiausias įmonei. Be abejo renkantis galima ir apsirikti, o įsigytas įrenginys nepatenkins lūkesčių, – teigia biuro technikos specialistas. Tačiau spausdintuvo įsigijimas nėra sunkiausia ir daugiausiai laiko bei finansų reikalaujanti užduotis. Kur kas brangiau spausdintuvą prižiūrėti – pirkti eksploatacines medžiagas, atsargines dalis, remontuoti. Ieškant eksploatacinių medžiagų reikia skirti laiką jų paieškai, analizei, parinkimui, kokybės tikrinimui ir pan. Siekiant bent šiek tiek sutaupyti, dažnai pasirenkamas neoriginalus toneris, kuris gali atnešti įvairių problemų – nuo blogesnės spaudos kokybės iki sugadinto įrenginio.

Daugiau apie skirtumus tarp originalaus ir neoriginalaus tonerio galite paskaityti ČIA.

originalus-ir-neoriginalus-toneriai

Anksčiau ar vėliau, kaip ir kiekvieną įrenginį, taip ir spausdintuvus, užklumpa elektroniniai ar fiziniai gedimai. Tam, kad meistras sutaisytų spausdintuvą – reikia jį išsikviesti arba, jeigu spausdintuvas nedidelis, nuvežti įrenginį meistrui. Taigi įmonėje turi būti žmogus atsakingas už įrenginio paėmimą, nuvežimą, parvežimą, pajungimą atgal į vietą ir testavimą. Įmonei turinčiai savo spausdintuvus atsakingas darbuotojas reikalingas ne tik iškilus šios įrangos remonto poreikiui, bet ir nuolatinei spausdintuvų ūkio priežiūrai. Toks darbuotojas vykdytų ir koordinuotų spausdintuvų pirkimą, priežiūrą, prijungimą prie tinklo ir kitų vartotojų, tonerių parinkimą bei pakeitimą ir panašius darbus. Tačiau įprastai įmonėse tokių pareigybių nėra, o visa tai atlieka darbuotojas, kuriam šie darbai priskiriami, o jis atitraukiamas nuo savo pagrindinio darbo.

Prastovos ir remontas

Apie operatyvaus remonto svarbą įmonės dažnai sužino sugedus pagrindiniam spausdintuvui, kuris, pavyzdžiui, naudojamas sąskaitų spausdinimui. Tokiu atveju prastovos kritiškai brangios, nes sustoja darbo procesai. Jeigu sugenda įrenginys naudojamas rinkodaros ar pardavimų skyriuje ir važiuojant pas klientus reikia vežtis dalinamąją medžiagą, sutartis – gali strigti viso skyriaus darbas. O spausdintuvo remontui užtrukus ilgiau – reikiamą medžiagą tektų spausdinti spaudos paslaugas teikiančiose įmonėse. Taip gaišinamas laikas bei išleidžiamos papildomos lėšos.

Įsigijus spausdintuvą su daugiau problemų susiduria ir buhalterijos ar apskaitos skyrius, nes įsigijus ilgalaikį turtą jį reikia aprašyti, amortizuoti, o pasibaigus eksploatacijai – nurašyti. Tačiau net ir buhalterijai sutvarkius popierinę dalį, nebenaudojamą spausdintuvą reikia utilizuoti ir fiziškai. Į konteinerį šių įrenginių mesti negalima, o elektronikos laužą surenkančios įmonės dėl mažesnių spausdintuvų važiuoti nesivargina.

Ne mažesnė problema – nuspręsti, kada spausdintuvą reikėtų išmesti, o kada remontuoti.

Eksploatacijos metu sugedus įrangai, nuolat iškyla klausimas – ar verta taisyti seną spausdintuvą, ar geriau įsigyti naują, modernesnį. Nes remontas gali kainuoti daug ir jis ne visada būna rentabilus. Pavyzdžiui, pagrindinių daugiafunkcinio spausdintuvo komponentų keitimas gali kainuoti iki 1000 €, tačiau gali būti, kad intensyviai padirbęs spausdintuvas suges dar kartą, taip atnaujindamas dvejones dėl naujo įrenginio pirkimo ir seno remontavimo. Tokios 1000 € siekiančios injekcijos – didelės sąnaudos ir dažnai išlenda iš biudžeto rėmų, kurie buvo nubrėžti įrangos įsigijimui ir eksploatacijai.

sugedus-spausdintuvui

Taip pat reta įmonė gali pasakyti, kiek darbuotojai per mėnesį atspausdina lapų ar kiek per metus kainuoja spausdintuvų ūkio išlaikymas.

Įmonės vadovas ar buhalterijos, finansų skyrių atstovai gali apytiksliai numanyti, kiek galėjo ar galėtų kainuotų spausdintuvo priežiūra, tačiau tam reikia sekti konkrečius rodmenis, skaičiuoti vidurkius ir aiškintis kiek iš tikrųjų spausdina vienas ar kitas spausdintuvas. Skaičiuoti spausdinimo apimtis pagal sunaudotą popieriaus kiekį netikslu, nes kai kurie darbuotojai spausdina ant vienos, kiti ant abiejų lapo pusių. Taip pat darbuotojai popierių gali panaudoti ne tik spausdintuvui, bet ir užrašams, braižymui ar kitoms reikmėms. Skaičiuojant visų metų išlaidas spausdintuvams, į šią sumą reikia įtraukti pirktą įrangą, tonerius, atsargines dalis, užsakytas remonto paslaugas ir pan. Tačiau sumas atsekti nėra paprasta, kadangi buhalterija šias sąnaudas galėjo priskirti prie kanceliarinių prekių, bendrų biuro išlaidų, todėl kiek kainavo vien tik visų spausdintuvų eksploatavimas – lieka neaišku.

Vis daugiau įmonių vadovų nori žinoti įmonės išlaidas spausdintuvų ūkiui įvairiais pjūviais: kurio spausdintuvo eksploatavimas kainavo mažiausiai, kurio daugiausiai, kuris skyrius spausdina didžiausią kiekį, kuris praktiškai nenaudoja spausdintuvo, kokia vieno atspausdinto lapo savikaina ir pan. Žinant šiuos duomenis, galima juos analizuoti ir optimizuoti spausdinimui skirtas išlaidas.

Kaip spręsti problemas?

Visos šios įvardintos problemos turi ir bendrą sprendimą – spausdintuvų nuoma bei daugiafunkcinių spausdintuvų nuomą.

Visų pirma, renkantis spausdintuvą nuomai, o ne pirkimui – bendraujama ir konsultuojamasi su profesionalais, o ne pardavėjais. Nuomai įrangą siūlanti įmonė prisiima daugiau atsakomybės parenkant įrangą klientui, nes jeigu bus išnuomota netinkama įranga iš funkcinės, techninės ar produktyvumo pusės – nuomininkas nutrauks sutartį, o įsigijęs spausdintuvą  iš parduotuvės ir praėjus 14 d. grąžinimo garantijai – spausdintuvo tiesiog nebegalės grąžinti ir jis bus nebe parduotuvės rūpestis.

Spausdintuvų nuoma taip pat taupo ir laiką. Klientui nuomojantis pirmą įrenginį, jis lygina skirtingų įmonių pasiūlymus, renkasi ir priima sprendimus. Nuomojantis antrą, trečią ar dešimtą spausdintuvą – optimaliausia kreiptis į tą patį tiekėją, kuriuo pasitiki, kurio teikiamos paslaugos nenuvylė. Tačiau laikas ir energija taupomi ne tik pradedant naudotis spausdintuvu, bet ir prireikus eksploatacinių medžiagų ar remonto.

Kadangi visas remontas yra įskaičiuotas į nuomos mokesnį ir klientas moka tik už atspausdintą kiekį, jam nereikia galvoti apie įrangą. Vos tik sugedus nuomojamam įrenginiui, administratorė ar kitas darbuotojas, atsakingas už spausdintuvus, ar visą IT ūkį, susisiekia su spausdintuvus nuomojančia įmone. Į kliento biurą operatyviai atvyksta specialistas, kuris apžiūri, įvertina ir esant galimybei suremontuoja įrenginį vietoje. Jeigu būtina užsakinėti reikiamas dalis, senas spausdintuvas išvežamas ir atvežamas pakaitinis, – sako įmonės vadovas. – Nuomos sutartyje apibrėžiama, kad visi įrangos sutrikimai privalo būti išsprendžiami per tam tikrą laiko tarpą. Jeigu to padaryti nepavyksta – įranga keičiama į kitą. Taigi, klientui nereikia laukti kol atsiųs remontui skirtas detales. Taip užtikrinama, kad įmonėje nebus prastovų.

Nuomojantis spausdintuvus ir daugiafunkcinius įrenginius, jie yra instaliuojami ir integruojami į kliento operacinę sistemą, paruošiama, kad visi vartotojai galėtų spausdinti, nustatomi visi skenavimo rėžimai,, pvz., tokie kaip dokumentų skenavimas į darbuotojo el. paštą ar tinkle esantį asmeninį aplankalą.  Taip pat skirtingai nei įsigyjant spausdintuvus, o juos nuomojant, atliekami visų vartotojų arba atsakingo asmens, kuris atsako už kompiuterinį ūkį, apmokymai, suteikiami žinynai, kad iškilus problemai, kartu dirbantys kolegos galėtų iš karto pagelbėti.

Paprastesnė buhalterija

Spausdintuvų nuoma prieš jų įsigijimą pranašesnė ir buhalterine dalimi – jų apskaita paprastesnė. Nuomojantis buhalterijai nereikia apskaityti jokio turto – turtas yra perduodamas nuomos pagrindu, pagal nuomos sutartį. Buhalterijai nereikia įtraukti ilgalaikio turto, jo apkaityti, amortizuoti ir pan. Buhalterija kiekvieną mėnesį gauna sąskaitas už faktiškai atliktas paslaugas – spaudus, kopijas ir šias sąskaitas gali iš karto įtraukti į sąnaudas. O kadangi generuojamose sąskaitose yra išskiriamas kiekvienas nuomojamas spausdintuvas, tai buhalterė, ar finansų vadovas, gali matyti kiek buvo spausdinta, kopijuota skirtinguose skyriuose, taigi gali sąnaudas, pagal spausdintuvus, išskirstyti skyriams. Tuomet galima analizuoti, kodėl viename skyriuje spausdinama tiek daug – gal spausdinama daug perteklinės medžiagos, o gal kaip tik reikia greitesnio ir efektyvesnio spausdintuvo.

Nuoma naudinga ir tada, kai keičiasi įmonės poreikiai, pvz., siaurinama veikla, naikinamas departamentas. Tokiu atveju nesusidaro spausdintuvų perteklius. Pasikeitus poreikiams klientas gali nutraukti sutartį, keisti sąlygas ir perteklinę įrangą grąžinti. Arba kaip tik, jeigu reikia aukštesnio pajėgumo įrangos, greitesnės, su daugiau funkcijų (pvz., prireikė, kad biure būtų spalvotas spausdintuvas) – bet kada galima išsinuomoti daugiau spausdintuvų ar pakeisti juos į kitus – siūlomas visiškas lankstumas pagal poreikį.

Dažnai vienas iš klausimų būna, ar įsigyti spausdintuvą ir eksploatuoti jį pavyzdžiui tris metus bus pigiau nei jį nuomojantis. Mūsų atsakymas – taip, nuoma kainuos šiek tiek brangiau. Tačiau nuoma atneša didesnę vertę, taupo įmonės darbuotojų laiką. Daugeliui funkcijų, kurias atlikinėjo atsakingi asmenys įmonėje: spausdintuvų ūkio priežiūra, tonerių paieškos, sprendimo remontuoti ar ne priėmimas, eksploatacinių medžiagų užsakymas, remontas, atnaujinimas – visos šios funkcijos perimamos įrangą nuomojančios organizacijos. Įmonei sumažėja rūpesnių, darbuotojai gali koncentruotis į tiesiogines darbo užduotis ir jas kokybiškiau atlikti. Spausdintuvų nuomos kainodara priklauso nuo įrenginių, jų funkcijų ir pan. Ji formuojama išanalizavus kliento poreikius, kiek ir kaip bus spausdinama, kokių funkcijų reikia. Atlikus analizę pateikiami keletas įrenginių, suformuojamas pasiūlymas su kainomis.

Spausdintuvų ir daugiafunkcinių įrenginių nuomą su pilnaverčiu jų aptarnavimu UAB „Biuro mašinos“ teikia nuo 2000 m. Kiekvienais metais paslauga plečiama, tobulinama, didėja spausdintuvų ir daugiafunkcių įrenginių pasirinkimas.

Spausdintuvų nuoma ir daugiafunkcių spausdintuvų nuoma išsprendė visas arba didžiąją dalį mūsų klientų problemų. Paslauga yra naudinga klientui, todėl jos paklausa vis didėja. Praktika rodo, kad dauguma įmonių, kurios išsinuomoja pirmąjį įrenginį, po kurio išsinuomoja ir antrą, trečią, penktą, dešimtą spausdintuvą – jie tiesiog pereina nuo buvusios praktikos, įrangos ir paslaugų pirkimo, prie nuomos“, – teigia „Biuro mašinų“ direktorius.

Spausdinimo architektūra

Įmonėms, kurios savo biure turi daug kabinetų, patalpų, atskirus skyrius, prieš nuomojantis spausdintuvus ar daugiafunkcinius įrenginius siūloma optimizuoti spausdinimo architektūrą.

Neretai įmonėse, ypač didesnėse, atsiradus naujam skyriui, ar plečiantis patalpoms spausdintuvai perkami ir jiems parenkama vieta chaotiškai – „iš akies“. Tam, kad jie būtų paskirstyti efektyviausiai – reikia analizuoti spausdinimo kiekius, dokumentų tipus, laiką ir kitas detales. Ši informacija padeda suplanuoti tinkamą įmonės išteklių paskirstymą taupant išlaidas ir užtikrinant efektyvų bei saugų darbą. Planuojant įmonės spausdinimo architektūrą reikia atkreipti dėmesį į daug aspektų. Pavyzdžiui, buhalterės spausdinamų dokumentų negali matyti bet kas, todėl ji turi turėti spausdintuvą šalia savęs arba spausdinimas turi prasidėti tik vartotojui atėjus prie spausdintuvo ir save identifikavus.

„Biuro mašinos“ įmonės spausdinimo architektūrą gali suplanuoti tiek su turima, tiek įsigyjant ar nuomojant naują įrangą.