Nors atrodo, kad šiandien viskas skaitmenizuojama, spausdinimas verslo aplinkoje vis dar neišvengiamas. Sutartys, sąskaitos, vidaus dokumentacija, pasiūlymai klientams – visa tai dažnai galiausiai atsiduria popieriuje. Nenuostabu, kad spausdintuvas išlieka vienu svarbiausių biuro įrenginių. Klausimas tik vienas – kaip išsirinkti tokį, kuris nenuviltų?
Remiantis „Statista“ duomenimis – vidutinė įmonė išleidžia apie 1–3 % savo metinio biudžeto spausdinimo poreikiams. O „Quocirca“ tyrimas rodo, kad apie 50 % įmonių bent kartą per metus patiria darbo trikdžių dėl spausdintuvų gedimų. Tai reiškia, kad investuoti verta ne tik į patį įrenginį, bet ir į jo tinkamą parinkimą pagal veiklos specifiką.
Ar tikrai žinote, kiek spausdinate?
Pradėkite nuo to – kiek dokumentų jūsų komanda spausdina per dieną ar savaitę. Mažam biurui gali pakakti įrenginio, kuris atspausdina 20–30 puslapių per minutę. Bet jei dirbate su klientų srautais, gamyba, logistika ar teikiate paslaugas, kur reikia greito ir pastovaus dokumentų srauto – teks žvalgytis į modelius, kurie geba apdoroti iki 45 ar net 60 puslapių per minutę.
Pavyzdžiui, KYOCERA ECOSYS M3145dn spausdina 45 psl./min. ir gali apdoroti iki 150 000 puslapių per mėnesį. Tai puikus pasirinkimas tiems, kurių dokumentų kiekiai viršija vidurkį. O štai SHARP BP20M24, spausdinantis 24 psl./min. – labiau tinka įmonėms, kurioms svarbu turėti paprastą, patikimą įrenginį kasdieniams poreikiams be didelių apimčių.
Našumas vs. funkcionalumas – vien tik spausdinti nebeužtenka
Šiandien spausdintuvas – daugiau nei lapų spjaudymo mašina. Dauguma verslui skirtų įrenginių dabar atlieka kelias funkcijas: skenuoja, kopijuoja, o kai kurie ir siunčia dokumentus el. paštu ar integruojasi su debesų platformomis (pvz., „Google Drive“, „OneDrive“).
Daugiafunkciai įrenginiai, tokie kaip SHARP BP30M31, ne tik taupo erdvę, bet ir padeda supaprastinti darbo procesus. Jie turi automatinį dokumentų tiektuvą, dvipusį spausdinimą bei spartų skenavimą, tai ypač aktualu teisininkams, finansininkams, logistikos įmonėms.
Eksploatacija dažnai kainuoja daugiau nei įrenginys
Svarbu nepamiršti, kad pagrindinės spausdinimo išlaidos dažniausiai ne kyla iš įsigijimo, o iš kasdienių eksploatacinių sąnaudų. Toneriai, būgnai, popierius, elektros sąnaudos – visa tai kaupiasi. Skaičiuojama, kad per 5 metus biuras vidutiniškai išleidžia 3–5 kartus daugiau spausdintuvo eksploatacijai nei pačiam įrenginiui.
Būtent todėl būtina atkreipti dėmesį į puslapio savikainą (angl. cost per page) – kiek kainuoja atspausdinti vieną lapą. Pavyzdžiui, KYOCERA ECOSYS M2040dn išsiskiria itin žema puslapio savikaina, nes naudoja ilgaamžį būgną ir didelės talpos tonerį. Ilgainiui tai leidžia smarkiai sumažinti išlaidas, ypač jei jūsų įmonė spausdina tūkstančius puslapių per mėnesį.
Sauga, prieiga ir valdymas
Dėl didėjančių duomenų apsaugos reikalavimų – net ir spausdintuvai turi būti saugūs. Tokios funkcijos kaip naudotojų autentifikacija, PIN kodo įvedimas ar spausdinimo ataskaitos leidžia valdyti prieigą ir užkirsti kelią dokumentų nutekėjimui.
Be to, jei biure spausdintuvu naudojasi keli darbuotojai ar skirtingi skyriai, pravartu rinktis modelį su tinklo prijungimu ar belaidžiu ryšiu. Tokiu būdu visi gali spausdinti iš savo darbo vietos ar net mobiliųjų įrenginių. Tai tampa ypač svarbu hibridinio darbo modelio įmonėms.
Geriausias spausdintuvas – ne brangiausias, o tinkamiausias jūsų darbui. Rinkitės remdamiesi realiais poreikiais, o ne reklaminiais šūkiais. Juk tinkamai parinktas spausdintuvas reiškia ne tik mažesnes išlaidas, bet ir sklandesnį, produktyvesnį verslo kasdienį ritmą.
