01_Biuro masinos_1 - Kopija

Revoliucija spausdintuvų nuomos rinkoje

Spausdintuvų revoliucija : spalvoto spausdinimo kaina bemaž nesiskiria nuo nespalvoto

Gaji veiklos optimizavimo tendencija neaplenkia ir techninės biuro įrangos – šiandien stalinių spausdintuvų progresyviose įmonėse reiktų gerokai paieškoti. Vietoje daugybės aparatų biuruose išsirikiuoja mažiau, bet galingesnių ir aukštesnės kokybės įrenginių. Keičiasi ir požiūris į technikos priežiūrą – vis dažniau rūpestį spausdintuvais, spausdinimo dažais ir kasdienę jų priežiūrą įmonės atiduoda į specialistų rankas. Juolab, kad revoliucinė SHARP naujovė pastebimai sumažino spalvinio spausdinimo kaštus.

02_Biuro masinos_2

SPAUSDINTUVŲ KATALOGAS

Tie, kurie savo darbo patirtį skaičiuoja dviženkliais metų skaičiais, dar prisimena laikus, kai keli kolegos draugiškai dalindavosi vienu kabinetu ir kiekvienas jų turėdavo savo stalinį spausdintuvą savo reikmėms ar bent jau vieną  įrenginį, stovintį kabinete. Vis dėlto šiandienos tendencija aiški – įmonėse spausdinimo ūkis centralizuojamas, stalinius spausdintuvus keičia galingesni aparatai, skirti keliolikai ar net keliasdešimčiai žmonių. Kodėl?

Vaisių davė technologinė pažanga ir nesibaigianti gamintojų kova prieš neoriginalių tonerių naudojimą: didžioji dauguma stalinių spausdintuvų buvo ir yra „maitinami“ pigesniais, o ne įrangos gamintojų toneriais, tad spausdinti buvo galima sąlyginai kokybiškai ir pigiau, nors ir nelabai patogiai. Šiandien „apgauti“ išmanėjančią techniką darosi vis sudėtingiau, daugelis aparatų tiesiog nepriima neoriginalaus tonerio arba išspjauna klaikios kokybės dokumentus. Tenka atsisakyti stalinių spausdintuvų, tad spausdintuvų ūkio centralizavimas, pastatant keletą galingesnių įrenginių vietoj daugybės mažų ir perkeliant visą spausdintuvų veikimo atsakomybę specialistams – vienas iš būdų spręsti ženkliai pabrangusio spausdinimo problemą.

Prielaidų centralizacijai yra ir daugiau: įmonės nori susimažinti probleminių taškų įmonėje – juk kiekvienas įrenginys yra potencialus nesklandumų šaltinis. Aparatai stringa, baigiasi rašalas, popierius, naudotojams kyla įvairiausių klausimų. Taigi jei vietoje keliasdešimties spausdintuvų atsiranda keletas, atitinkamai sumažėja ir priežiūros poreikis. Juolab, kad anksčiau šiuos einamuosius klausimus aprėpdavo vienas ar keli įmonės darbuotojai, o dabar verslas tiesiog negali sau leisti, kad žmonės dirbtų antraeilius darbus. Renkantis galingesnius spausdintuvus, jų bus fiziškai mažiau, o ir tie patys – gerokai patikimesni nei staliniai. Tai tiesiog kur kas aukštesnio lygio įranga, kuri rečiau ges, mažiau strigs ir kokybiškiau spausdins.

Spausdinimas be rūpesčių – misija įmanoma

03_Biuro masinos_3

 

Nemažą postūmį centralizacijai davė ir naujų paslaugų bei sprendimų atsiradimas rinkoje. Viena jų – spausdintuvų nuoma, leidžianti nuo pečių nusimesti varginančią spausdintuvų ūkio priežiūros naštą – ją perima biuro mašinų specialistai. Ilgalaikę nuomos sutartį pasirašiusi bendrovė gauna ne tik reikalingą, jos poreikius atitinkančią techniką, bet ir visą jos aptarnavimą, įskaitant savalaikį tonerių keitimą, gedimų šalinimą, įrangos keitimą pasikeitus įmonės poreikiams ir panašiai. Spausdintuvų nuomos paslauga įmonėms padeda ir išbristi iš prieblandos zonos, kurioje paprastai atsiduria spausdinimo išlaidos: dažnam vadovui pažįstamas galvos skausmas dėl menkai kontroliuojamų, todėl dažnai nepagrįstų ir protu nesuvokiamų išlaidų, nugulančių į biuro technikos įsigijimo ir priežiūros eilutes.

Vadovai visada svarsto, kaip sutaupyti pinigus ir laiką, kurio reikalauja įrangos priežiūra. Juk nedaug kas imasi gilintis į technines naujoves, analizuoti kainų pasiūlymus, ieškoti, kur nusipirkti tonerių ar kas suteiktų remonto paslaugas, o suradus – lyginti kainas. Dažniausiai taupant laiką perkama tai, kas pigiausia arba tai, ką lengviausia gauti. Deja, dėl tokių sprendimų išlaidos tik didėja. Ne mažiau svarbu ir žinoti, kaip spausdinimo sąnaudas paskirstyti skyriams ar darbuotojams, matyti argumentuotus sprendimus dėl įrangos atnaujinimo, remonto ir panašiai. Visa tai suteikia nuomos paslauga: įranga rūpinasi profesionalai, o spausdinimo operacijos atsispindi detaliose ataskaitose, kuriose matyti ne tik kiek ir kaip (spalvotai ar ne) spausdinta, bet ir kuris žmogus (ar įmonės skyrius) spausdino, o jei yra poreikis žinoti – ir ką konkrečiai spausdino. Kiekvienas atliktas veiksmas turi savo įkainį, tad galutinė suma sąskaitoje yra aiški ir lengvai pamatuojama.

Lietuvoje populiarėjanti įrangos nuomos paslauga pasaulyje nebe naujovė: Eurostat duomenimis nuomota biuro įranga naudojasi apie 2/3 Europos įmonių.

Spalvotai – nereiškia brangiau

16_Biuro-masinos_970×250-Billboard_1

 

 

SPAUSDINTUVŲ KATALOGAS

Ką tik rinką sudrebino naujovė, išsklaidysianti paskutines vis dar dėliojančiųjų nuomos pliusus ir minusus abejones. Šiandien technologinė pažanga leidžia itin tiksliai apskaityti dokumentų spausdinimo kaštus, taikant diferencijuotą kainą už skirtingo spalvingumo dokumentus ir taip spalvoto spausdinimo kainą priartindama prie nespalvoto.

Ne paslaptis, kad kartais spausdinimo įrangą nuomojančios įmonės išreiškia ir savo nepasitenkinimą, esą jie spausdina tik sutartis, kuriose spalvotas tik įmonės logotipas, o sąskaitoje regi sumą už spalvotus dokumentus. Iš tiesų dar visai neseniai kito pasirinkimo nebuvo – bet kurį dokumentą, kuriam buvo panaudoti spalvoti dažai, programinė įranga priskirdavo spalvinių dokumentų kategorijai.  Atspausdinta sutartis su viena spalvota elektroninio pašto eilute ar pluoštelis produkcijos nuotraukų – abiejų dokumentų spausdinimas kainavo tiek pat.

Dar aktualesnis išlaidų klausimas tapo įsigalint spausdintuvų centralizacijai. Natūralu, kad į koridorius iškraustyti spausdintuvai privalo būti aukščiausios kokybės, kad tenkintų įvairiausius poreikius – nuo paties paprasčiausio iki spalvinio spausdinimo. Tai neretai kelia abejonių – ar nepadidės spausdinimo išlaidos? Šiandien „Biuro mašinos“ vadovas p. V. Tumas užtikrintai sako: išlaidos ne padidės, o priartės prie realybės – mokėsite už tai, ką sunaudojote.

Šiandien padėtis pasikeitusi iš esmės – vienas didžiausių biuro technikos gamintojų SHARP į spausdintuvus įdiegė technologiją, kuri atpažįsta ir įvertina dokumento padengimo spalva dydį. Ši technologija kaupia spausdinamų dokumentų informaciją ir visus priskiria prie vienos iš keturių kategorijų: nespalvoto spausdinimo, mažo spalvinio padengimo, vidutiniško ir didelio spalvinio padengimo. Ką tai reiškia įmonei? Ogi daug tikslesnes, realybę atitinkančias spausdinimo išlaidas – už spalvotą dokumentą mokama tiek, kiek rašalo jam sunaudojama, o ne vidutinė spalvoto dokumento kaina, kaip buvo anksčiau. Tai iš esmės revoliucinis ir kol kas unikalus sprendimas visoje dokumentų spausdinimo industrijoje, ženkliai sumažinantis spalvoto spausdinimo kaštus. Atspausdinti mažo padengimo spalvinį dokumentą, pavyzdžiui, sutartį ar raštą, dabar kainuoja beveik tiek pat, kiek nespalvotą.

Tyrimai rodo, kad beveik pusė visų biuruose spausdinamų spalvotų dokumentų yra mažo spalvinio padengimo, tad naujosios trijų lygių kainodaros nauda – akivaizdi.

Iššūkis – suvaldyti programinę įrangą

04_issukis suvaldyti programine iranga

Spausdintuvų migracija į koridorius ir gausėjantis vienu įrenginiu besinaudojančių vartotojų būrys kelia naujų iššūkių, kurie buvo primiršti stalinių spausdintuvų eroje. Pagrindinės problemos susijusios su saugumu, ekonomija, tvarka bei naudojimosi patogumu.

Kai įrenginiu naudojasi daug žmonių, jis turi būti lengvai valdomas ir draugiškas vartotojui, meniu –suprantamas ir paprastas. Be to, reikia apgalvoti, kaip išvengti krūvos prie spausdintuvo besimėtančių kažkieno atspausdintų ir pamirštų dokumentų, kurie augina išlaidas ir net gali atskleisti konfidencialią informaciją, skirtą ne kiekvieno akiai. Daugumą šių iššūkių sprendžia speciali programinė įranga, diegiama į spausdintuvus. Ji autentifikuoja vartotoją ir leidžia jam atsispausdinti tik iš savo kompiuterio atsiųstus dokumentus, be to, galima laisvai pasirinkti įrenginį, kuriuo spausdinsi, tad nebereikia laukti eilėje, kol kolega atsispausdins savo darbus. Programinė įranga taip pat leidžia apriboti nuskenuotų dokumentų siuntimo adresatus – taip apsaugoma nuo konfidencialios informacijos nutekinimo. Visa tai padaro naudojimąsi bendrais spausdintuvais patogų, saugų ir ekonomišką.

Naudojimasis bus patogus tik su viena sąlyga – jeigu viskas veiks sklandžiai, įrenginio sistemos „susikalbės“ tarpusavyje ir vartotojams nereikės spręsti programinių mįslių. Mat lygia greta surikiavus net tris sistemas – spausdintuvo, spausdinamų dokumentų apskaitos bei vartotojų autentifikavimo – neretai atsiranda įvairiausių trikdžių, klaidų ir darbai sustoja. Kad technika veiktų našiai ir efektyviai, būtina gerai išmanyti programines įrangas ir tarpusavyje suderinti visus jų parametrus, o tam paprastai pasitelkiami specialistai. Renkantis paslaugos tiekėją patartina atkreipti dėmesį ne tik į jo pažadus, bet ir patirtį, atsiliepimus ir reputaciją rinkoje – tik patikimi profesionalai gebės pasiūlyti suderintus techninius sprendimus, operatyviai reaguoti į nesklandumus ir užtikrinti, kad spausdinti galima būtų kokybiškai ir nepertraukiamai, o  visi su spausdintuvais susiję reikalai negultų ant įmonės darbuotojų pečių.